FC 2005 Expense Budget
FC 2004 FC 2004  FC 2005   FC 2005 
Line Division Department Expense Category Low Est Budget Hi Est Budget  Actual04   04 per unit   05 Low Est Budget   05 High Est Budget                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       
B 1 Business Reg Forms 100 200  $           327.78    $        500.00  $         750.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 2 Business Reg Badgeholders 200 300  $           331.48    $        400.00  $         500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 3 Business Reg Lanyards 200 400  $           150.83    $        200.00  $         300.00 *what is current lanyard stock?                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
B 4 Business Reg Badge Artwork  150 250  $                   -      $        200.00  $         300.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 5 Business Reg Labels 0 50  $           259.90    $        250.00  $         400.00 *what is current label stock?                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
B 6 Business Reg Validation stickers 100 200  $           235.16    $        200.00  $         400.00 *need to get quote from vendor.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
B 7 Business Reg Postage 200 300  $                   -      $        200.00  $         300.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 8 Business Reg Misc 100 250  $           216.46    $        200.00  $         300.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 9 Business Reg Stanchions      $           450.00    $        500.00  $         600.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 26 Business Reg Hardbadge materials          $        400.00  $         600.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 27 Business Reg Phone Lines - credit cards          $        350.00  $         400.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 10 Business ArtShow Postage 100 150  $                   -      $        200.00  $         300.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 11 Business ArtShow Shipping          $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 12 Business Artshow Forms 100 150  $             16.24    $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 13 Business Artshow Lighting 0 0  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 14 Business Artshow Misc 100 300  $                   -      $        200.00  $         300.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 15 Business Artshow Artshow taxes 3500 4500  $        4,565.84    $     4,000.00  $      5,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 16 Business Artshow Maintenance 50 500  $                   -      $          50.00  $         500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 17 Business Artshow Credit Card Fees 250 400  $           325.00    $        300.00  $         500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 25 Business Artshow Reception Food & Drink          $        200.00  $         300.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 28 Business Artshow Phone Lines - credit cards          $        200.00  $         250.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 18 Business Dealers Room Forms 50 100  $           239.54    $        400.00  $         500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 19 Business Dealers Room Postage 100 150  $             71.60    $        300.00  $         400.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 20 Business Dealers Room Misc 50 100  $             11.45    $        500.00  $         600.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 24 Business Dealers Room Badges & Lanyards          $        300.00  $         400.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 21 Business Con Store T Shirts 2500 3500  $        3,497.30    $     4,000.00  $      4,500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 22 Business Con Store Misc      $             84.47    $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 23 Business Con Store Postage/Shipping/Handling      $           239.97    $        200.00  $         300.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 1 Marketing Publications Pocket Program      $           491.45  $         0.31  $        614.31  $         675.74 assumes low print of 2000 and high print of 2200                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
M 2 Marketing Advertising Postage 50 150  $                   -      $        100.00  $         150.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 3 Marketing Publications Program Book 5000 6000  $        5,845.50  $         3.90  $     6,819.75  $      7,404.30 assumes low print of 1750 and high print of 1900                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
M 4 Marketing Publications Flyers 750 1000  $        1,126.10    $        800.00  $      1,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 5 Marketing Publications Ads          $        100.00  $         150.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
M 6 Marketing Publications Buttons          $                -    $                 -   opted to not purchase the buttons in the current year.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
M 7 Marketing Publications Furly Edition 800 1000  $           690.94    $        700.00  $      1,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 Marketing Advertising Parties/Picnic 1000 1250  $           967.91    $     1,400.00  $      1,500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 9 Marketing Advertising Program Bags 150 350  $             57.31    $        100.00  $         150.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 10 Marketing Advertising Patron Goodies 600 1000  $        1,229.64    $        750.00  $      1,000.00 need to get costs for the patron items                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
M 11 Marketing Advertising Patron Luncheon 0 500  see Catering   $       26.00  $     1,560.00  $      1,560.00 originally was budgeted at $10 per unit                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
M 12 Marketing Advertising Sponsor Goodies 240 480  see Patron Goodies     $        350.00  $         500.00 need to get costs for the patron items                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
M 13 Marketing Advertising Lobby Gobo      $           100.00    $                -    $                 -   Hotel has agreed to provide this for free during con. $50.00 for set up normally                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
M 14 Marketing Advertising Misc          $        100.00  $         200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 1 Events Creators Lounge Supplies 50 100  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 2 Events Masquerade Awards 350 500  $           148.74    $        200.00  $         400.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 3 Events Sci/Tech Track Animal Events 1000 2000  $        1,200.00    $     1,000.00  $      2,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 4 Events Philosophy Track Supplies 50 100  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 5 Events Art Track Supplies 50 100  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 6 Events Writing Track Supplies 25 50  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 7 Events Social track Supplies 100 200  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 19 Events Social track Coffee Klatches      $                   -      $        600.00  $         600.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 8 Events Fursuit Track Supplies 50 100  $                   -      $          75.00  $         150.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 9 Events VideoGaming Track Supplies 50 100  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 10 Events Gaming Track Supplies 50 100  $           220.00    $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 11 Events Gaming Track Prizes          $        100.00  $         150.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 12 Events Ops Misc Misc 50 100  $                   -      $        100.00  $         200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 13 Events Ops Misc Signage 200 400  $                   -      $        100.00  $         200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
E 14 Events Fursuit Lounge Supplies 155 155  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 15 Events Filking Track Supplies      $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 16 Events Puppetry Track Supplies      $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 17 Events Anime Track Supplies          $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 18 Events Iron Artist Supplies          $        150.00  $         200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
I 1 IT Ops Hurricane Electric (Pre-Reg) 120 120  $           120.00    $        150.00  $         200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
I 2 IT Ops XO Account (Con Store) 600 600  $           600.00    $        600.00  $         600.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
I 3 IT Ops Telecommunications 5242 6500  $        3,325.00    $     3,500.00  $      4,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
I 4 IT Ops Hardware Purchases 800 1200  $        1,568.02    $     1,000.00  $      1,000.00 Purchase of Server                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     
I 5 IT Ops Software Purchases          $        100.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 1 Operations Gophers/Infodesk Printing 50 100  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 2 Operations Gophers/Infodesk Supplies 50 100  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 3 Operations Gophers/Infodesk T Shirts/Prizes 0 0  $                   -      $                -    $                 -                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
O 4 Operations Gophers/Infodesk Memberships 750 900  $        1,920.00  $       50.00  $     2,000.00  $      2,250.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 5 Operations Gophers/Infodesk Room Costs        $       95.00  $        380.00  $         380.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 6 Operations A/V Stage/Lighting 3000 4000  $        3,769.43    $     7,000.00  $      8,000.00 increased to cover the rental setup/tear down of mainstage equipment                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
O 7 Operations A/V Misc 100 200  $           325.37    $        300.00  $         450.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
O 8 Operations A/V Equipment Purchases 0 0  $                   -      $     2,750.00  $      3,500.00 To purchase 2 microphones & a Projector (to replace Barcos).                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
O 9 Operations FCTV/Video Supplies 100 200  $                   -      $        100.00  $         200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 10 Operations FCTV/Video Equipment Purchases      $                   -      $     1,600.00  $      2,000.00 To purchase fiber transceiver/receiver & 2 consumer cameras                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
O 11 Operations FCTV/Video Camera rental 600 1000 405.94    $                -    $                 -                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
O 12 Operations FCTV/Video Tape purchase 600 800  $           100.00    $        100.00  $         200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 13 Operations FCTV/Video Room Costs        $       95.00  $        380.00  $         380.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 14 Operations Storage Totes 100 200  $             86.43    $        100.00  $         200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 15 Operations Consuite Supplies 500 1000  $           500.00    $        750.00  $      1,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 16 Operations Consuite Room Costs        $       95.00  $        380.00  $         380.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 33 Operations Consuite Bed Pull          $          75.00  $           75.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 17 Operations ConOps Supplies 50 100  $             10.99    $          75.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 18 Operations ConOps Radios Rental 500 1000  $           838.94    $        630.00  $         600.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 19 Operations FLARE Supplies 50 100  $                   -      $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 20 Operations FLARE Radios Rental          $        500.00  $         500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 21 Operations FLARE Room Costs        $       95.00  $     1,425.00  $      1,425.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 22 Operations Staff Feed Supplies 750 1250  $           900.00    $     1,200.00  $      1,300.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
O 23 Operations Staff Feed Room Costs        $       95.00  $        475.00  $         475.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
O 34 Operations Staff Feed Bed Pull          $          75.00  $           75.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
O 24 Operations Logistics Supplies 1000 1500  $        1,793.20    $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 25 Operations Logistics Truck & Van Rental          $                -    $                 -                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
O 30 Operations Logistics Moving Vendor          $     2,500.00  $      3,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 26 Operations Logistics Fuel & Feed          $        300.00  $         400.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 31 Operations Logistics Pod Delivery Costs          $        150.00  $         200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 27 Operations Stage Hotel Labor      $             82.50    $          50.00  $         100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 28 Operations DVD DVD Production     $2,500.00 Expected  $        300.00  $         300.00 PY $2000 - $3000. Moved to be next year's budget item. CY for Media safe.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
O 29 Operations Photography rentals & supplies      $           397.82    $        400.00  $         600.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 32 Operations ConOps Phone Lines - outside line          $        200.00  $         250.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 1 Exec Hotel Meetings 0 0  $                   -      $                -    $                 -                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
X 2 Exec Hotel Catering 6000 6000  $        7,864.80    $     5,600.00  $      8,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 3 Exec Hotel Con Rooms 500 2000  $                   -      $                -    $                 -   broken out to individual departments.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
X 4 Exec Hotel Special Electrical  400 1200  $        1,010.00    $     1,000.00  $      1,500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
X 5 Exec Hotel Misc 200 300  $           200.00    $        200.00  $         300.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 6 Exec Finance Bank Fees 240 240  $           240.00    $        240.00  $         240.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 7 Exec Finance Credit Card Fees 1000 1200  $        1,200.00    $     1,200.00  $      1,500.00 this expense is the fees charged by the merchant account varying between 2-4% of sales.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                
X 18 Exec Finance Hardware Purchases          $                -    $                 -                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
X 19 Exec Finance Miscellaneous          $                -    $                 -                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
X 8 Exec Exec Miscellaneous 1500 2000  $           735.45    $     1,700.00  $      2,000.00 staff gifts                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
X 9 Exec Exec Staff Party - Firing 1000 1200 $1,811.33    $     1,000.00  $      1,500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 10 Exec Exec Staff Exp - Lionman Awards 980 1434  $           580.76    $        150.00  $         200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 11 Exec Exec Travel Assistance 750 1200  $           500.00    $     1,200.00  $      1,750.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 12 Exec GOH Hotel Rooms 1000 2000  $           899.99  $       95.00  $     1,140.00  $      1,140.00 12 nights for Music GOH. Writer/Artist GOH's in Presidential Suites.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
X 13 Exec GOH Airfare 1000 2500  $        2,250.00    $        750.00  $      1,200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 14 Exec GOH Miscellaneous 1000 1500  $           200.00    $        700.00  $      1,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 15 Exec GOH Appearance Fees          $     3,000.00  $      3,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 16 Exec Charity C Auction Donations 300 350  $        2,100.00  Expected   $        300.00  $         500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 22 Exec Props Theming Materials 400 700  $             61.55    $     1,500.00  $      1,750.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 17 Exec Exec Safety Net       10%  $     8,014.41  $      9,961.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         
      Total Operating Expense      $      61,998.13    $   88,158.47  $  109,571.05                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
                      389 800 1410                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              
                      804 1249 1300                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              
                      0.4838308 0.6405124 1.0846154                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              
Line Division Department Expense Category Low Est Budget Hi Est Budget  Actual04   04 per unit   05 Low Est Budget   05 High Est Budget                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       
A 1 AAE Overhead Insurance 1300 1500  $        1,312.00    $     1,300.00  $      1,500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
A 2 AAE Overhead Mailbox rental 320 320  $           108.00    $        320.00  $         320.00   535                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
A 3 AAE Overhead Attorney/Fees 865 855  $                   -      $        500.00  $      1,000.00   1203                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
A 4 AAE Overhead Storage          $     3,000.00  $      3,600.00   0.4447215                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
A 5 AAE Overhead AFR          $        500.00  $         500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
A 6 AAE Charity Charity Donations 3000 4000  $        7,900.00  Expected   $     4,000.00  $    10,000.00   146