FC 2005 Expense Tracking
Line ID# Division Department Expense Category Description of Expense Jan-04 Feb-04 Mar-04 Apr-04 Tax Category June-04 July-04 Aug-04 Sept-04 Oct-04 Nov-04 Dec-04 Jan-05 Feb-05 Mar-05 Tot Exp FC 2005                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 8 A 1 Business Reg Misc Registration Supplies - inkjet cartrons         supply     62.69               62.69                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 22 A 1 Business Con Store Misc Con Store Supplies - Bubble mailers, envelopes         supply     37.18               37.18                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 23 A 1 Business Con Store Postage/Shipping/Handling Con Store Postage         postage     51.75               51.75                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 7 A 1 Business Reg Postage Postage - DVD Patron/Shipping         postage     54.57               54.57                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 18 A 2 Business Dealers Room Forms Dealer Rooms - Copying of Dealer Rules Forms         printing     70.37               70.37                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 20 A 2 Business Dealers Room Misc Dealer Room - manilla envelopes         supply     4.99               4.99                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 19 A 2 Business Dealers Room Postage Dealer Room - postage & stamps         postage     71.55               71.55                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 A 3 Marketing Advertising Parties/Picnic FC2005 Picnic - Food (Meat) & Cooking Item         general     147.80               147.80                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 2 A 4 Marketing Advertising Postage Shipping         postage     50.20               50.20                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 2 A 4 Marketing Advertising Postage Shipping         postage     24.12               24.12                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 28 A 4 Operations DVD DVD Production DVD Production         general     56.07               56.07                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 28 A 4 Operations DVD DVD Production DVD Production (Shipping)         general     60.83               60.83                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 A 5 Marketing Advertising Parties/Picnic FC2005 Picnic - Food (Non Meat)         general     209.19               209.19                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 5 A 6 Marketing Publications Ads Banner Ad payment for Furbid         printing       46.00             46.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 A 6 Marketing Advertising Parties/Picnic Food for Silicon Party         general       64.70             64.70                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 A 6 Marketing Advertising Parties/Picnic Room Cost for Silicon Party         general       97.44             97.44                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 15 A 7 Exec GOH Appearance Fees Alan Dean Foster Appearance Fee         general       1,000.00             1,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 13 A 7 Exec GOH Airfare Alan Dean Foster - Airfare Fee         Travel       248.00             248.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 28 A 8 Operations DVD DVD Production Postage - DVD Patron/Shipping         postage           121.00         121.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 28 A 9 Operations DVD DVD Production DVD Production (Shipping)         postage           50.00         50.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 10 A 10 Marketing Advertising Patron Goodies Patron/Sponsor Gift - purchase of lapel pins         general           732.70         732.70                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
A 2 A 11 AAE Overhead Mailbox rental Mailbox Rental         general           108.00         108.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
A 2 A 11 AAE Overhead Mailbox rental Mailbox Rental - Late Fee         general           5.00         5.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 22 A 12 Exec Props Theming Materials Theming Items - Foam for entryway props         general           500.00         500.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 22 A 13 Exec Props Theming Materials Theming Materials - Egyptian Columns         general           299.71         299.71                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 13 A 14 Exec GOH Airfare Travel Expenses - Walter Crane & companion         Travel             710.60       710.60                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 8 A 15 Business Reg Misc Registration Supplies - misc         supply             57.50       57.50                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 20 A 15 Business Dealers Room Misc Dealers Room layout map         printing             4.87       4.87                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 19 A 15 Business Dealers Room Postage Dealers Room postage         postage             4.44       4.44                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 22 A 15 Business Con Store Misc Con Store Supplies -           supply             12.46       12.46                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 23 A 15 Business Con Store Postage/Shipping/Handling Con Store Postage         postage             54.70       54.70                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 6 A 16 Business Reg Validation stickers Holographic Badge stickers for registration         supply             219.02       219.02                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 8 A 16 Business Reg Misc Plastic Bags for con attendee handout at registration         supply             39.00       39.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 4 A 16 Marketing Publications Flyers Color Flyers 6" x 4"         printing             200.00       200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 10 A 16 Marketing Advertising Patron Goodies Canvas Laptop Bags for Patrons         general             320.00       320.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 21 A 17 Business Con Store T Shirts FC 2005 T-shirts for sale at con         general             3,814.00       3,814.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 8 A 17 Exec Exec Miscellaneous FC 2005 Staff Polo Shirts         general             1,677.00       1,677.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 21 A 17 Business Con Store T Shirts FC 2005 T-Shirts - 4 screens         general             80.00       80.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 21 A 17 Business Con Store T Shirts FC 2005 T-Shirts - shipping & handling         printing             180.00       180.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 10 A 18 Operations FCTV/Video Equipment Purchases Camera Purchase - 2 panasonic PV-G5120         general             1,299.90       1,299.90                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 10 A 18 Operations FCTV/Video Equipment Purchases Shipping of Camera purchase         postage             59.90       59.90                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 11 A 19 Exec Exec Travel Assistance Travel Assistance - 2 TheRanting Gryphon         grants             200.00       200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 22 A 20 Exec Props Theming Materials Prop materials - paint for Obelisks         general                 105.00   105.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 22 A 20 Exec Props Theming Materials Prop materials - plywood         general                 210.00   210.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 22 A 20 Exec Props Theming Materials Prop materials - 2"x4"x8' Studs         general                 24.50   24.50                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 22 A 20 Exec Props Theming Materials Prop materials - 1 5/8 screws         general                 12.00   12.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 22 A 21 Exec Props Theming Materials Theming - food for propmakers         general             73.78       73.78                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 1 A 22 Business Reg Forms Registration Forms - 2000 qty         printing             223.69       223.69                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 2 A 22 Business Reg Badgeholders Badge Holders w/out pins - qty 1600         supply             240.00       240.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 2 A 22 Business Reg Badgeholders Shipping & Taxes for Badgeholders         postage             29.42       29.42                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 3 A 22 Business Reg Lanyards Lanyards for hard card badges - qyt 500         supply             170.00       170.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 3 A 22 Business Reg Lanyards Shipping & Taxes for Lanyards         postage             29.42       29.42                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 2 A 22 Business Reg Badgeholders Badge Holder pins         supply             82.27       82.27                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 3 A 23 Marketing Publications Program Book PS Print - Con Book prints qty 2000         printing               6,786.19     6,786.19                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 20 A 24 Business Dealers Room Misc Copy of Dealer Room Forms         printing                 96.45   96.45                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 20 A 24 Business Dealers Room Misc Misc Supplies         supply                 218.25   218.25                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 19 A 24 Business Dealers Room Postage Postage expense         postage                 49.62   49.62                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 8 A 24 Business Reg Misc Misc Supplies         supply                 17.37   17.37                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 22 A 25 Operations Staff Feed Supplies Staff Feed - prepayment         supply               1,000.00     1,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 1 A 26 Marketing Publications Pocket Program Pocket Program printing         printing               717.40     717.40                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 8 A 27 Operations A/V Equipment Purchases Projector purchase         general               1,407.47     1,407.47                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 15 A 28 Operations Consuite Supplies Food purchase for Con Suite         supply             750.00       750.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 1 A 29 Events Creators Lounge Supplies Lockable Storage Unit for supplies at con         general               48.69     48.69                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 1 A 29 Events Creators Lounge Supplies Public/Attendee participation Events (Tin Artists)         supply               49.53     49.53                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 1 A 29 Events Creators Lounge Supplies Display/Branding/Visibility & blue tapes         general               28.02     28.02                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 1 A 29 Events Creators Lounge Supplies Internet Tech for laptops         general               15.95     15.95                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 22 A 30 Operations Staff Feed Supplies Various food & drink supplies for staff feed         supply               555.55     555.55                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 22 A 30 Operations Staff Feed Supplies Pre-payment of food/drink supplies for staff feed         supply               100.00     100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 18 A 31 Events Iron Artist Supplies Iron Artist Media - Paints         supply               41.50     41.50                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 18 A 31 Events Iron Artist Supplies Iron Artist Media - Plastic         supply               73.41     73.41                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 18 A 31 Events Iron Artist Supplies Iron Artist Prizes - Plushies         general               35.87     35.87                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 18 A 31 Events Iron Artist Supplies Iron Artist - Color Copies/Posters/Forms/Signs         printing               12.26     12.26                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 15 A 32 Exec GOH Appearance Fees Appearance Fees - Huffington Horse         general               2,000.00     2,000.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 7 B 1 Marketing Publications Furly Edition Furley Edition - copying         printing               557.70     557.70                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 7 B 1 Marketing Publications Furly Edition Furley Edition - copying         printing               9.74     9.74                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 26 B 3 Operations Logistics Fuel & Feed Fuel & Gas - prepayment         general               100.00     100.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 8 C 1 Operations A/V Equipment Purchases Tax on 16 channel audio snake from Guitar Center         general                 24.75   24.75                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 8 C 1 Operations A/V Equipment Purchases Purchase of 5 XLR cables plus 9 Volt Batteries for DI (AV equip)         general                 63.82   63.82                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 22 C 1 Exec Props Theming Materials Purchase of 11 Cans of Paint for Prop Construction         general                 38.97   38.97                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 22 C 1 Exec Props Theming Materials Food & Beverages supplied for Prop Construction crew         general                 58.27   58.27                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 30 C 2 Operations Logistics Moving Vendor All Reasons Moving - Return trip to storage locker         general                 769.50   769.50                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
I 4 C 3 IT Ops Hardware Purchases Purchase of Internet Room Server(computer)         general                 912.79   912.79                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 26 C 3 Business Reg Hardbadge materials Purchase of Fargo Ribbons (hard badge printer ribbons) - qty 4         supply                 400.00   400.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 24 C 3 Business Dealers Room Badges & Lanyards Purchase of Hardbadge cardstock - Fargo         supply                 88.05   88.05                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 8 C 4 Business Reg Misc Gaffing Tape         supply                 32.48   32.48                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 26 C 5 Operations Logistics Fuel & Feed Fuel & Feed - storage locker run post con         general                 9.56   9.56                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
I 5 C 6 IT Ops Software Purchases CD Rom/DVDRom for OS install - registration server         general                 69.99   69.99                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 26 C 7 Operations Logistics Fuel & Feed Fuel Expense - Return of Radios to Rental Company         general                 11.29   11.29                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 18 C 8 Business Dealers Room Forms Forms         printing                 355.37   355.37                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 20 C 8 Business Dealers Room Misc Supplies         supply                 215.57   215.57                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
I 2 C 9 IT Ops XO Account (Con Store) Con Store Hosting - Internet (XO account)         general                 551.40   551.40                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 7 C 10 Operations A/V Misc Photo Equipment Rental & Tape         equip rental                 167.68   167.68                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 14 C 11 Events Fursuit Lounge Supplies Powdered Gatorade - 6 canisters         supply                 31.30   31.30                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 14 C 11 Events Fursuit Lounge Supplies Straws, Padlock for sewing machine, Thread & safety pins         supply                 22.73   22.73                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 14 C 11 Events Fursuit Lounge Supplies Glue gun & sticks, Thread pins         supply                 44.38   44.38                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 14 C 11 Events Fursuit Lounge Supplies Copy - "Quiet Backstage" signage         general                 2.96   2.96                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 9 C 12 Operations FCTV/Video Supplies Mini-DV Cleaning Kits (2 qty)         general                 41.11   41.11                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 12 C 13 Operations FCTV/Video Tape purchase Mini-DV Cassette Tapes (5 -5pcks)         supply                 102.78   102.78                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 12 C 14 Events Ops Misc Misc Button Parts for Panalist Buttons         supply                 32.00   32.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 12 C 14 Events Ops Misc Misc Panalist Packets - copies         printing                 105.01   105.01                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 12 C 14 Events Ops Misc Misc Panalist Packet Pocket Supplies         supply                 35.83   35.83                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
E 13 C 14 Events Ops Misc Signage At Con Printing - schedule changes         printing                 5.15   5.16                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 4 C 15 Business Reg Badge Artwork  Badge Art Cutting & Code of Conduct (1600 copies)         general               99.37     99.37                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 4 C 15 Business Reg Badge Artwork  Badge Art Printing (Ink & Paper)         general               55.45     55.45                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 8 C 15 Business Reg Misc Registration Signage         printing               12.99     12.99                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 4 C 15 Business Reg Badge Artwork  Badge Artwork         printing               1.95     1.95                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 2 C 17 Exec Hotel Catering Hotel Deposit  general               6,000.00     6,000.00
X 2   Exec Hotel Catering Reverse Hotel Deposit of check # 1034 so that Final Hotel Bill can be input general                   (6,000.00) (6,000.00)
O 22 C 18 Operations Staff Feed Supplies Credit of expense to Staff feed - logistic fuel & feed for crew         supply               (78.19)     (78.19)                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 26 C 18 Operations Logistics Fuel & Feed transfer of expense to logistics - logistic fuel & feed for crew         general               78.19     78.19                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 11 C 24 Exec Exec Travel Assistance Travel Assistance - Tiffany Ross         grants               200.00     200.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
X 11 C 20 Exec Exec Travel Assistance Travel Assistance - Tim Albee         grants               300.00     300.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
B 21 C 22 Business Con Store T Shirts Credit of account balance          general                 (59.40)   (59.40)                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 22 C 23 Operations Staff Feed Supplies Credit of Staff Feed prepayment         supply               (66.00)     (66.00)                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
O 6 D 1 Operations A/V Stage/Lighting Musson Rental & Labor for setup/teardown         equip rental               6,882.86     6,882.86                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 P 1 Marketing Advertising Parties/Picnic East Bay Regional Parks for Picnic Reservation         general 207.00                   207.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 P 1 Marketing Advertising Parties/Picnic East Bay Regional Parks for Campsite Reservation         general 78.00                   78.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 P 1 Marketing Advertising Parties/Picnic East Bay Regional Parks for Campsite Reservation         general 78.00                   78.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 P 1 Marketing Advertising Parties/Picnic East Bay Regional Parks for Campsite Reservation         general 78.00                   78.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 P 2 Marketing Advertising Parties/Picnic Baycon Party Supplies         general 287.00                   287.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 4 P 2 Marketing Publications Flyers Flyers         printing 90.00                   90.00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
M 8 P 2 Marketing Advertising Parties/Picnic Baycon Room Rental for FC 2005 Party         general     194.40               194.40
M 4 P 3 Marketing Publications Flyers Flyers - Color         printing 462.00                   462.00
O 20 C 16 Operations FLARE Radios Rental Radio Rental, headset rental, installation costs equip rental                 624.44   624.44
O 18 C 16 Operations ConOps Radios Rental Radio Rental, headset rental, installation costs equip rental                 624.44   624.44
B 20 C 25 Business Dealers Room Misc Table Refund - Amy Caldwell general                 75.00   75.00
O 4 C 26 Operations Gophers/Infodesk Memberships Gopher Badge Refund - badge #3121 general                 50.00   50.00
M 10 C 28 Marketing Advertising Patron Goodies Patron Bags - reorder. PO #941649 general                 348.07   348.07
B 10 C 29 Business ArtShow Postage Postage for shipping of mail back of unsold art postage                   192.23 192.23
B 11 C 29 Business ArtShow Shipping Shipping supplies for art - bubble wrap, peanuts, tape, etc. supply                   62.29 62.29
B 14 C 30 Business Artshow Misc Rolling Cart & Trays for Art Show general                   330.78 330.78
B 14 C 31 Business Artshow Misc Tools for Art Show setup (knives/pliers/mallets) general                   39.98 39.98
B 14 C 31 Business Artshow Misc Tools for Art Show setup (cable ties) general                   21.64 21.64
B 12 C 32 Business Artshow Forms Bidder sheets for con printing                   61.90 61.90
B 14 C 32 Business Artshow Misc Artists' Tape for con supply                   38.91 38.91
B 14 C 32 Business Artshow Misc Office supplies for Art Show (envelopes/Binders) supply                   41.36 41.36
B 14 C 32 Business Artshow Misc Office supplies for Art Show (highlighters/file box/notebook/clipboard) supply                   143.21 143.21